Ich lebe und arbeite an zwei Standorten: Berlin-Schöneweide und Frankfurt (Oder). Wer die Strecke kennt, weiß: Das sind gut anderthalb Stunden Fahrt — eine Richtung. Normalerweise ist das kein Problem, da ich zwischen beiden Orten pendle.
Kritisch wird es aber, wenn ich für mehrere Wochen am Stück in Berlin bleibe. Wenn man sich gerade in Schöneweide eingerichtet hat, die Projekte laufen und dann plötzlich der Steuerberater anruft:
„Herr Awe, ich bräuchte noch die Unterlagen von 2017."
Und dann weißt du: Dieses eine Dokument liegt im Keller in Frankfurt.
In dem Moment hast du zwei schlechte Optionen: Entweder du wartest bis zum nächsten geplanten Besuch in Frankfurt (was oft zu lange dauert) oder du fährst. Du fährst anderthalb Stunden nach Frankfurt, suchst im Keller nach dem richtigen Ordner — und allein das kann schon mal eine bis zwei Stunden fressen, vor allem wenn der Vorgang schon Jahre zurückliegt und irgendwo im falschen Stapel gelandet ist. Irgendwann hast du ihn, und fährst anderthalb Stunden zurück nach Berlin. Vier bis fünf Stunden. Für einen Zettel. Der Tag? Gelaufen.
Das Schlimmste: Es war nicht einmal selten. Mal brauchte die Versicherung was, mal das Finanzamt, mal hatte ich selbst irgendeinen Vertrag gesucht, der sieben oder acht Jahre alt war. Jedes Mal das gleiche Spiel. Wenn man gerade in Berlin festsitzt, wird der Ordner im Frankfurter Keller zum unbezwingbaren Hindernis.
Irgendwann dachte ich mir: Das kann doch nicht sein. Es ist 2024, ich muss doch an meine eigenen Dokumente rankommen, ohne jedes Mal quer durch Brandenburg zu gurken, nur weil ich gerade am falschen Standort bin.
Die Idee: Alles digital, von überall abrufbar
Die Idee war simpel — papierloses Büro. Alle Dokumente digitalisieren und so ablegen, dass ich von überall drauf zugreifen kann. Vom Laptop in Berlin, vom Handy unterwegs, egal an welchem Standort ich gerade bin.
Bei meiner Recherche bin ich relativ schnell auf Paperless-ngx gestoßen. Das ist eine Open-Source-Software, die man selbst hosten kann und die im Grunde ein digitales Dokumentenarchiv ist. Du scannst Dokumente ein, Paperless erkennt den Text per OCR, und du kannst alles durchsuchen, taggen, sortieren. Wie ein intelligenter Aktenschrank, nur ohne Akten und ohne Schrank.
Das Beste: Die Software läuft auf eigener Hardware, bei dir zuhause. Keine Cloud, kein Abo, keine fremden Server, auf denen deine Steuerbescheide rumliegen.
Vom Keller in die Cloud (die eigene)
Jetzt hatte ich ein Problem: Ich hatte weder einen Scanner noch ein Gerät, auf dem das laufen konnte. Einen Netzwerkspeicher hatte ich schon — aber die Software brauchte einen kleinen Rechner.
Also kaufte ich mir einen Raspberry Pi 4. Klein, leise, sparsam — perfekt für sowas. Und einen Scanner lieh ich mir erstmal von einem Kumpel. Einen netzwerkfähigen Scanner/Drucker, der direkt ins Heimnetz einspeisen konnte.
Dann kam der Teil, der wirklich Arbeit war: Ich holte alles aus dem Keller. Jeden Ordner, jeden Hefter, jeden losen Zettel. Jahre an Dokumenten. Und dann habe ich gescannt. Und gescannt. Und gescannt.
War das ein Spaß? Nein. War es nötig? Absolut.
Der Workflow, der bleibt
Nachdem der große Berg abgearbeitet war, eignete ich mir einen Workflow an, der bis heute funktioniert. Irgendwann holte ich mir auch einen eigenen Scanner mit Duplex-Scan — der scannt beide Seiten automatisch, ohne dass man jedes Blatt umdrehen muss. Game Changer.
Mein aktueller Ablauf sieht so aus:
- Post aus dem Briefkasten holen
- Aufmachen, kurz sichten
- Sofort auf den Scanner damit
- Trennblätter zwischen die einzelnen Dokumente
- Den ganzen Stapel auf einmal durchjagen
- Originale in die physische Ablage (für den Fall der Fälle)
- Alles Weitere digital — über die App, am PC oder über meine eigene Domain
Das heißt: Wenn heute der Steuerberater anruft, öffne ich Paperless auf dem Handy, suche nach dem Dokument und schicke es ihm in zwei Minuten. Egal ob ich in Berlin bin, im Zug sitze oder im Urlaub.
Keine fünf Stunden unterwegs sein. Kein verlorener Tag.
Der Anfang von etwas Größerem
Was ich nicht erwartet hatte: Die Begeisterung, die danach kam. Wenn du einmal erlebst, wie gut Self-Hosting funktionieren kann, willst du mehr. Du fängst an, dich umzuschauen, was es noch gibt. Welche Probleme du noch lösen kannst. Welche Dienste du selbst betreiben kannst, statt dich auf irgendwelche Anbieter zu verlassen.
Paperless-ngx war mein Einstieg. Der Moment, in dem ich gemerkt habe: Das ist nicht nur was für Nerds in Kellern mit blinkenden Serverschränken. Das ist für jeden, der ein konkretes Problem lösen will.
Und genau deshalb geht's hier weiter. Im nächsten Post erzähle ich, wie ich mein komplettes Heimnetzwerk werbefrei gemacht habe. Und keine Sorge: Auch die Befreiung meiner Fotosammlung aus der Google-Cloud kommt noch — in Teil 4 dieser Reihe. Aber dazu bald mehr.
Henryk Awe - awemedia. In dieser Reihe teile ich meine persönlichen Erfahrungen mit Self-Hosting und Homelab — kein Tutorial, sondern echte Geschichten aus der Praxis.